/ Stan obecny
Jak sprawdzić, kto ma dostęp do wizytówki Google?
Zaloguj się na konto Google, którym zarządzasz wizytówką, otwórz profil firmy i kliknij Więcej → Ustawienia profilu firmy → Użytkownicy i dostęp. Zobaczysz listę wszystkich osób z dostępem, ich role i zaproszenia, które jeszcze czekają na akceptację.
Zrób to teraz, nawet jeśli nie planujesz żadnych zmian. W małych firmach ta lista rzadko wygląda tak, jak właściciel myśli. Najczęściej trafiają się trzy sytuacje:
- Wizytówkę założyła agencja albo osoba, która robiła stronę, na swoim koncie. Firma ma dostęp menedżera albo nie ma go wcale.
- Głównym właścicielem jest pracownik, który kiedyś „ogarnął Google”, na prywatnym Gmailu. Dopóki pracuje, nikt tego nie zauważa.
- Nikt nie pamięta, na jakim koncie jest wizytówka. Profil działa, opinie przychodzą, ale zmienić godzin otwarcia nie ma kto.
Jeśli po zalogowaniu w ogóle nie widzisz swojego profilu, to konto nie ma do niego dostępu. Zanim zaczniesz procedurę odzyskiwania opisaną niżej, sprawdź pozostałe adresy firmowe — wizytówka często jest na tym, o którym wszyscy zapomnieli.
/ Role
Właściciel, główny właściciel czy menedżer — jaki dostęp dać?
Google ma dziś dwie role i jedno wyróżnienie wśród właścicieli. Według pomocy Profilu Firmy menedżerowie „mają prawie taki sam dostęp do profilu jak właściciele”. Różnica sprowadza się do trzech rzeczy:
| Co można zrobić | Główny właściciel | Właściciel | Menedżer |
|---|---|---|---|
| Edytować dane firmy, godziny, zdjęcia, wpisy | tak | tak | tak |
| Odpowiadać na opinie, pobierać statystyki | tak | tak | tak |
| Dodawać i usuwać użytkowników | tak | tak | nie |
| Usunąć profil firmy | tak | tak | nie |
| Przekazać rolę głównego właściciela | tak | nie | nie |
Profil może mieć wielu właścicieli, ale tylko jednego głównego. Rolę głównego właściciela przekazuje wyłącznie on sam (pomoc Google o przenoszeniu uprawnień), więc kto ją ma, ten ma ostatnie słowo.
Praktyczna zasada dla małej firmy:
- Główny właściciel: firma, na koncie Google założonym na firmowy adres, do którego dostęp ma więcej niż jedna osoba albo przynajmniej właściciel firmy.
- Drugi właściciel: właściciel firmy na swoim koncie. Jeśli coś stanie się z pierwszym kontem, ktoś nadal może dodawać i usuwać użytkowników.
- Menedżer: agencja, pracownik od social mediów, osoba odpowiadająca na opinie. Do codziennej pracy to wystarcza.
Hasło to nie jest dostęp
Google pisze wprost, że każdy użytkownik powinien mieć własne konto, żeby zarządzać profilem „bez konieczności udostępniania hasła”. Jedno wspólne konto, którego hasło zna pół firmy i agencja, to najgorszy wariant: nie wiadomo, kto co zmienił, a po rozstaniu z agencją trzeba zmieniać hasło i liczyć, że nie zostały gdzieś zapisane sesje.
/ Krok 1
Jak nadać dostęp do wizytówki Google?
Dostęp nadaje właściciel. Menedżer tej opcji nie ma.
- Otwórz profil firmy i kliknij Więcej → Ustawienia profilu firmy → Użytkownicy i dostęp.
- W lewym górnym rogu kliknij Dodaj.
- Wpisz adres e-mail osoby, której dajesz dostęp.
- W sekcji Dostęp wybierz Właściciel albo Menedżer.
- Kliknij Zaproś.
Zaproszona osoba dostaje e-mail i po akceptacji od razu staje się użytkownikiem. Dostaniesz e-mail, kiedy to zrobi. Do tego czasu zaproszenie wisi na liście w sekcji Oczekujące, gdzie możesz je też anulować.
Rolę istniejącego użytkownika zmienisz w tym samym miejscu: wybierz osobę, obok pozycji Dostęp kliknij Edytuj, wybierz nową rolę i zapisz. Tak samo przekazujesz rolę głównego właściciela — wybierasz z listy Główny właściciel. Warunek: profil musi mieć przynajmniej jednego innego użytkownika, któremu tę rolę można dać.
Agencje zarejestrowane w Google zarządzają profilami klientów przez osobną organizację w panelu agencji. Jeśli agencja poda Ci identyfikator swojej grupy zamiast adresu e-mail, to właśnie ta ścieżka. Rola, którą jej dajesz, działa tak samo.
/ Krok 2
Jak odebrać dostęp agencji albo byłemu pracownikowi?
Jeśli jesteś właścicielem, to minuta pracy: Użytkownicy i dostęp → wybierz osobę → Usuń użytkownika. Google wyśle jej e-mail z informacją. Jej dotychczasowe odpowiedzi na opinie, wpisy i komentarze zostaną w profilu — znika tylko możliwość dalszych zmian.
Jeśli nie możesz wybrać użytkownika z listy, masz dostęp menedżera. Wtedy usunąć innych nie możesz i musisz poprosić właściciela o jedną z dwóch rzeczy: żeby usunął wskazaną osobę albo żeby dał Ci rolę właściciela. Jeśli właściciel jest tym, kogo chcesz się pozbyć, przejdź do sekcji o agencjach albo o odzyskiwaniu.
Przy rozstaniu z pracownikiem zrób to w dniu rozstania, a nie po miesiącu. Były pracownik z rolą właściciela nadal może zmieniać dane firmy i usuwać innych użytkowników.
/ Agencja
Agencja nie oddaje wizytówki — co mówią zasady Google?
To najczęstszy powód, dla którego ktoś szuka, jak odzyskać dostęp do wizytówki Google. Dobra wiadomość: tu zasady Google stoją po stronie firmy, i to bardzo konkretnie. Zasady dotyczące firm zewnętrznych zarządzających profilem firmy mówią, że:
- firma ma prawo zdecydować, czy agencja będzie współwłaścicielem, menedżerem, czy nie będzie mieć dostępu wcale;
- „wszyscy klienci końcowi muszą też zawsze zachowywać własność lub współwłasność Profilu Firmy”;
- po zakończeniu współpracy agencja musi umożliwić klientowi odzyskanie pełnej kontroli w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania powiadomienia i zrzec się własnych uprawnień.
Agencja, która odpowiada „wizytówka jest nasza, bo my ją założyliśmy”, łamie więc zasady, na których Google pozwala jej w ogóle zarządzać cudzymi profilami. Google pisze też w swoich wskazówkach dla firm, że firmy zewnętrzne nie mogą uzyskać dostępu do profilu bez zgody właściciela i nie mogą usunąć firmy z Google.
Co zrobić po kolei:
- Napisz do agencji mailem, nie przez telefon. Podaj adres e-mail konta, które ma dostać rolę właściciela, i poproś o przekazanie głównego właściciela. Mail jest datą, od której liczysz 7 dni roboczych.
- Pamiętaj o 7 dniach Google. Twoje konto, dodane jako nowy właściciel, przez pierwsze 7 dni nie może zostać głównym właścicielem. Agencja musi więc dodać Cię najpierw jako właściciela, a rolę głównego przekazać po tygodniu. To nie jest wymówka agencji, tylko zabezpieczenie Google.
- Jeśli agencja milczy, złóż prośbę o dostęp opisaną w następnej sekcji i zgłoś agencję przez formularz skargi na firmę zewnętrzną. Google uprzedza, że nie zawsze odpowiada na takie zgłoszenia, ale każde bada.
Na przyszłość: przy każdej nowej współpracy daj agencji rolę menedżera na wizytówce, którą już masz. Nie pozwalaj zakładać jej od zera na cudzym koncie.
/ Odzyskiwanie
Jak odzyskać wizytówkę Google, gdy nie masz do niej dostępu?
Jeśli zweryfikowany profil Twojej firmy należy do kogoś, kto nie odpowiada — byłego pracownika, zamkniętej agencji, poprzedniego właściciela lokalu — Google przewiduje prośbę o przyznanie uprawnień właściciela:
- Wejdź na business.google.com/add, będąc zalogowanym na konto, które ma przejąć wizytówkę.
- Wpisz nazwę i adres firmy i wybierz ją z listy.
- Zobaczysz komunikat „Ktoś inny może zarządzać profilem tej firmy”. Kliknij Poproś o dostęp.
- Wypełnij formularz i wybierz Prześlij.
Dostaniesz e-mail z potwierdzeniem, a obecny właściciel powiadomienie. Ma 3 dni na odpowiedź i są trzy możliwe wyniki:
- Zgoda: dostajesz dostęp do profilu.
- Odmowa: możesz się odwołać od decyzji albo zaproponować zmiany w danych firmy w Mapach Google.
- Brak odpowiedzi: otwórz e-mail z potwierdzeniem, kliknij Wyświetl prośbę → Zweryfikuj i przejdź weryfikację firmy. Google zaznacza, że ta opcja nie zawsze jest dostępna.
Firma, która nie ma lokalu i obsługuje klientów u nich (hydraulik, sprzątanie, usługi dojazdowe), nie składa prośby przez business.google.com/add, tylko kontaktuje się z pomocą Google. W polu „Powiedz nam, jak możemy Ci pomóc” wpisz Przenieś prawa własności do tej wizytówki, a jako problem wybierz Przeniesienie własności wizytówki.
Osobna sytuacja: wizytówka jest na Twoim koncie, ale nie pamiętasz loginu albo hasła. To nie jest sprawa wizytówki, tylko konta Google. Najpierw odzyskaj konto przez standardowe narzędzie Google do odzyskiwania konta. Jeśli Ci się uda, wizytówka czeka tam, gdzie była.
/ Diagnoza
Co idzie nie tak przy przekazywaniu wizytówki?
Błąd przy próbie przekazania głównego właściciela. Nowy użytkownik jest na liście krócej niż 7 dni. Przez ten czas nie może zostać głównym właścicielem, usunąć innych użytkowników ani usunąć lub przywrócić profilu. Poczekaj tydzień.
Główny właściciel nie może się usunąć. Najpierw musi przekazać tę rolę komuś innemu. Dopiero potem może kliknąć Zatrzymaj zarządzanie.
Zaproszenie na adres grupy nie działa. Właścicielem ani menedżerem nie może być Grupa dyskusyjna Google, czyli wspólny adres w rodzaju biuro@ założony jako grupa. Potrzebne jest zwykłe konto Google.
Nowa wizytówka zamiast odzyskiwania. Kusi, bo jest szybsza. Ale każda firma może mieć w Google tylko jeden profil, a profil uznany za duplikat nie pokazuje się ani w wyszukiwarce, ani w Mapach. Opinie zostają na starej wizytówce — razem z linkiem do opinii i kodem QR, które masz wydrukowane na ladzie.
Usunięcie profilu „żeby zacząć od nowa”. To robi tylko właściciel i rzadko jest dobrym pomysłem. Razem z profilem przepadają jego treści. Jeśli chodzi o niechciane opinie, ich usuwanie działa zupełnie inaczej — opisałem to w tekście o usuwaniu opinii Google.
/ Dalej
Kiedy warto to komuś zlecić
Nadanie dostępu i usunięcie użytkownika to minuta pracy i nikt nie powinien brać za to pieniędzy. Inaczej jest przy odzyskiwaniu po agencji albo po kimś, kto nie odpowiada: prośby, odwołania i weryfikacja potrafią ciągnąć się tygodniami, a w tym czasie wizytówka dalej zbiera opinie, na które nikt nie odpowiada.
Jeśli chcesz, żeby ktoś przeprowadził to za Ciebie, a potem zostawił wizytówkę na koncie Twojej firmy, z Tobą jako głównym właścicielem — tym się zajmuję.
